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會(huì)期開展前參展商需要避免哪些坑？會(huì)展會(huì)議設(shè)計(jì)搭建公司分享干貨
文章來源：www.068346.cn 發(fā)布時(shí)間：2022-03-03 | 加入收藏 閱讀次數(shù) ：1297次 返回列表

會(huì)展開展前參展商需要避免哪些坑？會(huì)展設(shè)計(jì)搭建公司分享干貨

1.考察會(huì)場(chǎng)，到底要注意些什么

直奔主題前，“偽甲方”先舉一個(gè)活生生的發(fā)生自己身上的真實(shí)例子，雖然是多年之前發(fā)生的，但仍記憶猶新。會(huì)議已開始了一會(huì)，此時(shí)我正在會(huì)議室外偷懶，突然一領(lǐng)導(dǎo)推門而出對(duì)著我問到“小YU，洗手間在哪”?！皞渭追健彼查g懵了，之前完全沒留意過…（最怕空氣突然安靜）幸好只維持了1-2秒，“偽甲方”靈機(jī)一動(dòng)請(qǐng)一旁的酒店服務(wù)生回答了此問題。

從上述這個(gè)極小的例子可見，以上狀況的發(fā)生大多可以歸結(jié)為場(chǎng)地考察沒有做到位。場(chǎng)地考察看似很常規(guī)、很輕松的一件事，如果疏忽了一些細(xì)節(jié)，很可能會(huì)給之后會(huì)議活動(dòng)的順利舉辦帶來重重隱患。這就是為什么“偽甲方”覺得有必要好好聊一下考察場(chǎng)地時(shí)到底要注意哪些。

一般來說會(huì)場(chǎng)可分為標(biāo)準(zhǔn)場(chǎng)地（會(huì)議型酒店、會(huì)議中心、會(huì)展中心等）和特殊場(chǎng)地（博物館、歷史遺址、劇院、餐廳等）。下文所指的場(chǎng)地對(duì)象為會(huì)議型酒店。

2.酒店會(huì)議室 – 需注意內(nèi)容

會(huì)期前后是否有其他大型活動(dòng)，評(píng)估是否影響到會(huì)議進(jìn)場(chǎng)以及會(huì)期其他沖突內(nèi)容

評(píng)估酒店大宴會(huì)廳及其他多功能廳可否滿足會(huì)議基本需求及功能（VIP室或媒體采訪間盡可能安排在主會(huì)場(chǎng)旁邊）

場(chǎng)地的裝飾、色調(diào)及照明是否符合會(huì)議活動(dòng)的調(diào)性

提前獲取CAD尺寸圖，現(xiàn)場(chǎng)務(wù)必復(fù)核所有尺寸，包含且不限于會(huì)場(chǎng)實(shí)際可用尺寸（長(zhǎng)、寬、高）測(cè)量，燈下最大高度等等

會(huì)議動(dòng)線的考量（包括：

嘉賓進(jìn)場(chǎng)動(dòng)線，主分會(huì)場(chǎng)動(dòng)線）

場(chǎng)地是否有吊頂，若有，需確認(rèn)具體位置及數(shù)量

提前確認(rèn)場(chǎng)地是否有老干部杯（部分新開的酒店不提供），桌椅套及沙發(fā)茶幾的尺寸及顏色

燈光可否按區(qū)域分段控制，并知曉操控面板的具體位置

了解場(chǎng)地中央空調(diào)溫度調(diào)整的變化時(shí)長(zhǎng)以及開關(guān)位置

3.Foyer及外場(chǎng)其他 – 需注意內(nèi)容

是否滿足會(huì)議功能區(qū)的搭建設(shè)計(jì)

Foyer區(qū)域的電源及網(wǎng)絡(luò)端口數(shù)量及位置（一般大型會(huì)議使用到的門禁、安檢、注冊(cè)等功能區(qū)，會(huì)有電源及網(wǎng)絡(luò)需求）

場(chǎng)地進(jìn)門處可否擺放帶有會(huì)議logo的設(shè)計(jì)搭建

場(chǎng)地大堂及公共區(qū)可擺放會(huì)議指引牌的數(shù)量及位置

評(píng)估考量場(chǎng)地大堂 & 客房電梯到會(huì)場(chǎng)動(dòng)線的合理性、便捷性

會(huì)議樓層的洗手間位置

會(huì)議樓層的電梯的位置及容量

卸貨通道、卸貨電梯的數(shù)量及大（同時(shí)了解貨車進(jìn)出場(chǎng)地所在區(qū)域的時(shí)間段要求）

會(huì)展設(shè)計(jì)搭建

4.場(chǎng)地網(wǎng)絡(luò)– 需注意內(nèi)容

會(huì)議網(wǎng)絡(luò)與客房網(wǎng)絡(luò)是否使用同一網(wǎng)絡(luò)，最大帶寬是多少

會(huì)議網(wǎng)絡(luò)可否單獨(dú)使用，最大帶寬是多少，每個(gè)會(huì)議室是否有網(wǎng)口

場(chǎng)地網(wǎng)絡(luò)5G覆蓋區(qū)域，信號(hào)最好的是哪個(gè)運(yùn)營(yíng)商的？

可否請(qǐng)第三方公司拉專線網(wǎng)絡(luò)（若酒店網(wǎng)絡(luò)無法滿足）

5.場(chǎng)地停車– 需注意內(nèi)容

地下停車場(chǎng)入口出口動(dòng)線及車位數(shù)量

地面停車位數(shù)量，以及可供主辦方的最大數(shù)量

門口可否短暫?？看蟀停钜约翱晒┪曳降淖畲髷?shù)量

停車付費(fèi)方式確認(rèn)，憑停車券 or 二維碼掃描

6.其他會(huì)議相關(guān)– 需注意內(nèi)容

附近是否有打印店（了解營(yíng)業(yè)時(shí)間，制作工藝及要求提前溝通）

附近的醫(yī)院位置及地址確認(rèn)

7.場(chǎng)地餐飲及住宿– 需注意內(nèi)容

會(huì)期嘉賓用餐指引動(dòng)線確認(rèn)

會(huì)期用餐餐廳的開餐及結(jié)束時(shí)間溝通

用餐餐廳是否配備簡(jiǎn)單的AV設(shè)備（以滿足午餐會(huì)演講或餐前嘉賓致辭等需求）

菜單的多樣性需提前審核（特別是會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議）

場(chǎng)地餐廳包間數(shù)量及大小確認(rèn)，可供主辦方使用的最大數(shù)量

提前溝通素食或是其他特殊餐飲要求

可否向主辦方工作人員提供員工餐

同期有無其他大團(tuán)隊(duì)入住酒店

可用房間的房間類型及對(duì)應(yīng)的房間數(shù)量

各房型的實(shí)地考察，核對(duì)并匯總每種房型的面積，景觀及不同點(diǎn)

按樓層或其他標(biāo)準(zhǔn)來劃分各房間類型

可否請(qǐng)酒店提供歡迎卡/禮品的提前擺放入房服務(wù)

可否由主辦方提前做好房卡，只需嘉賓到前臺(tái)進(jìn)行身份驗(yàn)證即可

上海澤迪文化傳播有限公司是一家專業(yè)展會(huì)設(shè)計(jì)搭建公司，主要提供展會(huì)展臺(tái)設(shè)計(jì)、展會(huì)展臺(tái)搭建、展會(huì)展臺(tái)布置搭建、展會(huì)展臺(tái)設(shè)計(jì)、商務(wù)服務(wù)、咨詢策劃、舞臺(tái)、活動(dòng)、專賣店、展示廳及大型會(huì)議等設(shè)計(jì)策劃、施工搭建、維護(hù)一體化的展覽設(shè)計(jì)建造服務(wù)企業(yè)。公司經(jīng)驗(yàn)豐富，實(shí)力雄厚，擁有國內(nèi)專業(yè)的的展示策劃設(shè)計(jì)人才和獨(dú)立的施工團(tuán)隊(duì)，建設(shè)了3000平米的展覽制作基地。

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從上述這個(gè)極小的例子可見，以上狀況的發(fā)生大多可以歸結(jié)為場(chǎng)地考察沒有做到位。場(chǎng)地考察看似很常規(guī)、很輕松的一件事，如果疏忽了一些細(xì)節(jié)，很可能會(huì)給之后會(huì)議活動(dòng)的順利舉辦帶來重重隱患。這就是為什么“偽甲方”覺得有必要好好聊一下考察場(chǎng)地時(shí)到底要注意哪些。

一般來說會(huì)場(chǎng)可分為標(biāo)準(zhǔn)場(chǎng)地（會(huì)議型酒店、會(huì)議中心、會(huì)展中心等）和特殊場(chǎng)地（博物館、歷史遺址、劇院、餐廳等）。下文所指的場(chǎng)地對(duì)象為會(huì)議型酒店。

2.酒店會(huì)議室 – 需注意內(nèi)容

會(huì)期前后是否有其他大型活動(dòng)，評(píng)估是否影響到會(huì)議進(jìn)場(chǎng)以及會(huì)期其他沖突內(nèi)容

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場(chǎng)地的裝飾、色調(diào)及照明是否符合會(huì)議活動(dòng)的調(diào)性

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會(huì)議動(dòng)線的考量（包括：

嘉賓進(jìn)場(chǎng)動(dòng)線，主分會(huì)場(chǎng)動(dòng)線）

場(chǎng)地是否有吊頂，若有，需確認(rèn)具體位置及數(shù)量

提前確認(rèn)場(chǎng)地是否有老干部杯（部分新開的酒店不提供），桌椅套及沙發(fā)茶幾的尺寸及顏色

燈光可否按區(qū)域分段控制，并知曉操控面板的具體位置

了解場(chǎng)地中央空調(diào)溫度調(diào)整的變化時(shí)長(zhǎng)以及開關(guān)位置

3.Foyer及外場(chǎng)其他 – 需注意內(nèi)容

是否滿足會(huì)議功能區(qū)的搭建設(shè)計(jì)

Foyer區(qū)域的電源及網(wǎng)絡(luò)端口數(shù)量及位置（一般大型會(huì)議使用到的門禁、安檢、注冊(cè)等功能區(qū)，會(huì)有電源及網(wǎng)絡(luò)需求）

場(chǎng)地進(jìn)門處可否擺放帶有會(huì)議logo的設(shè)計(jì)搭建

場(chǎng)地大堂及公共區(qū)可擺放會(huì)議指引牌的數(shù)量及位置

評(píng)估考量場(chǎng)地大堂 & 客房電梯到會(huì)場(chǎng)動(dòng)線的合理性、便捷性

會(huì)議樓層的洗手間位置

會(huì)議樓層的電梯的位置及容量

卸貨通道、卸貨電梯的數(shù)量及大（同時(shí)了解貨車進(jìn)出場(chǎng)地所在區(qū)域的時(shí)間段要求）

會(huì)展設(shè)計(jì)搭建

4.場(chǎng)地網(wǎng)絡(luò)– 需注意內(nèi)容

會(huì)議網(wǎng)絡(luò)與客房網(wǎng)絡(luò)是否使用同一網(wǎng)絡(luò)，最大帶寬是多少

會(huì)議網(wǎng)絡(luò)可否單獨(dú)使用，最大帶寬是多少，每個(gè)會(huì)議室是否有網(wǎng)口

場(chǎng)地網(wǎng)絡(luò)5G覆蓋區(qū)域，信號(hào)最好的是哪個(gè)運(yùn)營(yíng)商的？

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5.場(chǎng)地停車– 需注意內(nèi)容

地下停車場(chǎng)入口出口動(dòng)線及車位數(shù)量

地面停車位數(shù)量，以及可供主辦方的最大數(shù)量

門口可否短暫?？看蟀?，最以及可供我方的最大數(shù)量

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6.其他會(huì)議相關(guān)– 需注意內(nèi)容

附近是否有打印店（了解營(yíng)業(yè)時(shí)間，制作工藝及要求提前溝通）

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會(huì)期嘉賓用餐指引動(dòng)線確認(rèn)

會(huì)期用餐餐廳的開餐及結(jié)束時(shí)間溝通

用餐餐廳是否配備簡(jiǎn)單的AV設(shè)備（以滿足午餐會(huì)演講或餐前嘉賓致辭等需求）

菜單的多樣性需提前審核（特別是會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議）

場(chǎng)地餐廳包間數(shù)量及大小確認(rèn)，可供主辦方使用的最大數(shù)量

提前溝通素食或是其他特殊餐飲要求

可否向主辦方工作人員提供員工餐

同期有無其他大團(tuán)隊(duì)入住酒店

可用房間的房間類型及對(duì)應(yīng)的房間數(shù)量

各房型的實(shí)地考察，核對(duì)并匯總每種房型的面積，景觀及不同點(diǎn)

按樓層或其他標(biāo)準(zhǔn)來劃分各房間類型

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可否由主辦方提前做好房卡，只需嘉賓到前臺(tái)進(jìn)行身份驗(yàn)證即可

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